Los procesos en los negocios son la piedra angular del trabajo diario, estos han sido diseñados de tal manera que logren responder a los objetivos organizaciones, por lo tanto, son un conjunto de herramientas que al trabajar en conjunto crean sinergia y entregan en consecuencia resultados positivos (ganancias, satisfacción del cliente, etc.), claro, todo esto en condiciones ideales.

Sin embargo, no siempre las condiciones son las ideales, muchas veces con el paso del tiempo aquellos procesos que creamos hace “n” años se diseñaron con la estructura o necesidad que existía al momento de su elaboración, por ende, tienden a estar desactualizados o bien solo “adaptados” a situaciones particulares que se afectan “x” o “y” situación; normalmente esto provoca largas horas de inversión de trabajo, reuniones, puesta a punto y lo más importante, coordinación entre departamentos para que puedan funcionar de la manera correcta, cuando esto sucede se tiende a proteger aún más los procesos haciendo alusión al famoso lema “si funciona, no lo toques” o bien “así se ha hecho siempre”.

Estamos viviendo un momento de transformación digital, por lo tanto, los procesos ahora tendrán un fuerte componente digital. Un proceso digital se define como un medio que ofrece una información de calidad, oportuna, objetiva y profunda a través de tecnologías para la ejecución de tareas.

La actualidad de los negocios demanda que las empresas sean entes con una tremenda agilidad para el cambio, con una versatilidad a responder a lo que el cliente espera o desea sin encontrar dificultades, por ello temas como la transformación digital, la inteligencia de negocios y la digitalización de procesos han tomado mucho empuje, pues son el pilar de una estrategia que, si la empresa lo desea, podrá responder a dichos cambios sin tener que realizar un esfuerzo muy grande y al mismo tiempo seguir creciendo en la búsqueda de los objetivos organizacionales.

En el caso de los procesos de negocios en específico, es muy común creer que cuando quiero digitalizar se trata únicamente de el hecho de ya no depender del papel o firmas para autorización de cierto proceso, pero esto no es así, ya que

un proceso de digitalización comprende el hecho de poder pasar a una gestión de datos de forma digital, es decir, la capacidad como empresa de administrar la información de diferentes departamentos y procesos de forma digital, creando registros digitales desde el principio y así convertir todos los procesos en estructuras más eficientes, rápidas, con menos costos, y con ello lograr que podamos brindarle a nuestro cliente una experiencia nueva, con mejores soluciones y más eficiencia que los procesos manuales, y con ello generar valor a nuestro negocio, enriquecer nuestra cadena de valor a raíz de ser más eficientes.

Muy importante es reconocer que los procesos digitales afectan a toda la organización, ya que involucra a todos los departamentos y unidades de negocios.  No podemos dejar una parte de ella sin estar relacionada, porque tarde o temprano, provocará un efecto de embudo para la compañía que termina ralentizando nuestro tiempo de respuesta; es importante recordar que al final el cambio de procesos a digital influirá en la forma en que seguimos haciendo negocios (nuestro business model), el cual con toda seguridad se tendrá que adaptar a estos cambios.  Un punto crucial para esto son nuestros colaboradores, es primordial que puedan creer en el proceso para que se lleve a cabo, recuerden que todo cambio por principio tiene resistencia, pero el beneficio de aplicarlos en tiempo real permitirá eficiencia y resultados.

Si puedo generar tanto problema por cambiar mis procesos a digitales, ¿por qué hacerlo si actualmente funcionan?  Simplemente por el hecho de seguir en el mercado, de poder competir y mantenernos en el panorama de los negocios.  Una empresa que no se adapta a los cambios que el mercado solicita está destinada a morir, el cliente no se adaptará a la empresa, es la empresa que debe de adaptarse al cliente.  Las nuevas generaciones nacieron completamente envueltas en procesos que implican tecnología (Internet, webpages, ecommerce, catálogos, etc.), los futuros clientes son personas con fuertes comportamientos digitales, por lo que debemos transformar las organizaciones para poder atender ese futuro inmediato, y al transformar la organización a un modo digital, los procesos y las personas son vitales en este nuevo esquema.

Beneficios de digitalizar mis procesos:

Existen muchos beneficios que como empresa podemos lograr al momento de pasar a procesos digitales, entre los principales tenemos:

• Nos volvemos rápidos, flexibles.  Logramos que nuestra compañía pueda adaptarse a los cambios de forma más rápida y acorde a lo que nuestro cliente necesita.

• Se optimizan los procesos.  De la mano con la flexibilidad, nos ofrece versatilidad y reducción de tiempos muertos entre unidades o procesos en sí, adicional un tema muy importante a nivel empresarial: Reducción de costos.

• Información en línea: Tener toda la información disponible en tiempo real, poder observar el rendimiento de mis objetivos o kpi’s, y sobre todo fases de control que permiten correcciones en el momento de errores.

Es muy importante observar que una empresa ágil tiende a tener incremento en ventas, pues nuestra cadena de valor está libre de esos cuellos de botella que impiden ser eficientes.

La gestión del cambio de procesos a digital puede llevar tiempo para llevarse a cabo y al mismo tiempo deben de ser realizados de forma escalonada, esto por diferentes aspectos como el aseguramiento de información (seguridad de internet, acceso a servidores, nube, etc.), recursos económicos, cambio/actualización de procesos que ya están obsoletos, etc., con ello logramos cambiar nuestro modelo de negocios a un sistema que permite la interacción en tiempo real con las actividades que la empresa ejecuta, recuerden que lo que buscamos es evitar situaciones que generen costos adicionales a la empresa, como decisiones no tomadas, tener lentitud en nuestra respuesta hacia el cliente, perder la confianza del cliente y perder la capacidad de responder a la demanda de cambio empresarial.

Por ello, podemos tomar en cuenta algunas actividades que podrían ser el inicio para nuestro cambio a digital:

• Gestión de los clientes:  Sistemas que permitan el manejo de la información de forma adecuada y rápida.  Herramientas como los CRM son vitales para este proceso, ya que podremos tener data para tomar decisiones y realizar estrategias adecuadas en áreas como mercadeo, ventas, servicio al cliente.  Además, plataformas E-commerce para crear o fortalecer un punto de venta.

• Controles de inventario: En este punto, además de sistemas de control de inventario, estructuración de herramientas de control como códigos de barra, lectura a través de RFID para localización y movimiento, etc. permiten evaluar un escenario real dentro de tiendas o distribuidores.

• Eliminación de archivo: Procesos anticuados como llevar x cantidad de papeles para un trámite ya no es necesario, hay herramientas que permiten el almacenamiento de forma adecuada y resguardo de información sin arriesgar la pérdida de este o bien un uso inadecuado, además que estamos migrando a los procesos más seguros y centralizados como blockchain, que aseguran la veracidad de información.

Es importante reconocer que muchas veces no tomamos la iniciativa por querer mantenernos en nuestra zona de confort, no arriesgar o no sufrir un proceso de stress mientras las personas se ajustan a los nuevos procesos y estamos dispuestos a sacrificar nuestro negocio (clientes) en vez de abordar el tema y solucionarlo, es cierto que puede tener dificultades el trayecto pero las nuevas oportunidades que se abren al abrir paso al entorno digital, garantiza supervivencia, además de brindar una imagen organizacional de interés hacia la eficiencia, que en países como los nuestros muchos no están dispuestos a elaborar, sino se “obliga” al cliente a adaptarse, y esta práctica ya no tiene mucho tiempo de supervivencia.  Herramientas como machine learning  y el IoT (internet of things) van a brindar al usuario experiencias que, si no estamos a bordo de la corriente cuando es necesario, será extremadamente costoso ingresar después y con un riesgo inminente de no lograr los objetivos organizaciones por ser seguidores en vez de liderar un mercado donde podemos ser aquella empresa que marque el paso.